استاندارد ایزو 9001 و آموزش مراحل پیاده سازی آن

نظامنامه :

کلیه الزامات استانداردبه طور خلاصه درنظامنامه آورده می شود.این مدرک به صورت کتابچهای تهیه میگردد که با مطالعه آن نحوه اجرای سیستم در آن شرکت از آن استنباط می گردد .

روش اجرایی :

در ISO 9001 حداقل 6 روش اجرایی باید تدوین گردد . روش اجرایی بیان می کند که فعالیتی را چه کسی ، چه وقت و کجا یا به عبارت دیگر ( کی ، کی ، کجا ) انجام دهد . این روشهای اجرایی الزامی عبارتند از 1 -کنترل مدارک 2- کنترل سوابق 3-کنترل محصول نا منطبق 4- اقدام اصلاحی 5- اقدام پیشگیرانه 6- ممیزی داخلی.

دستور العمل : بسته به پیچیدگی فرایندهای سازمان برای اطمینان از نحوه انجام صحیح کار باید دستورالعمل تهیه گردد. دستورالعمل نحوه چگونگی انجام کار را بیان می کند (مانند دستورالعمل نحوه کار با دستگاه تزریق یا دستگاه جوش CO2.)

نقشه های فرایند:

فرایند فعالیتی است که با استفاده از منابع لازم ورودی را به خروجی تبدیل می نماید . تمام فرایندهای تولیدی، خدماتی و مدیریتی باید ورودی های و خروجی ها ی آنها و منابعی که برای اجرای آنها لازم است ، مشخص گردد . این منابع شامل نیروی انسانی یا تجهیزات و امکانات می باشد . نقشه فرایند نمایانگر فرایندها ، ورودی ، خروجی ، منابع و کنترلهای که روی فرایندها صورت می گیرد می باشد .

فرمها :

برای اجرای نظام کیفی ISO 9001 باید تمام فعالیتهایی که انجام می شود شامل تولید ،بازرسی ،آزمایش و… در فرمهای مربوطه که متناسب هر سازمانی طراحی می گردد،ثبت گردد.

ثبت فعالیتها در فرمها کمک می کند که بتوان سوابق کلیه محصولاتی که تولید شده است را ردیابی نمود .

بند 5- مسؤلیت مدیریت :

مسؤلیت ،اختیارات و شرح وظایف هر شخص بایدمشخص گردد . مدیریت ارشد باید تعهد خود را به برآورده نمودن الزامات مشتری و الزامات قانونی و دولتی اثبات نماید . مدیر عامل یکی از مدیران خود را به عنوان نماینده مدیریت در کیفیت به منظور اطمینان ازاثر بخشی نظام مدیریت کیفیت بر می گزیند . کلیه گزارشهایی که واحد های مختلف شرکت به همدیگر یا به مدیر عامل ارائه می نمایند باید به صورت دوره ای مشخص گردد. جلسه ای تحت عنوان جلسه بازنگری مدیریت با حضورمدیر عامل و سایر مدیران برگزار می گردد . این جلسه معمولا سالانه 3 یا 4 دفعه برگزار می گردد. هدف از این جلسه بازنگری مدیریت کیفیت و پیگیری رسیدگی به مشکلات کیفی ، ضایعات ،شکایات مشتریان ،بهبود مستمر و … می باشد.

بند 6 – مدیریت منابع :

منابع بر 2 نوع است : 1- منابع انسانی که همان نیروی انسانی مورد نیاز برای انجام کلیه فعالیتها است . 2- زیر ساختار که منظور تجهیزات ، امکانات سخت افزاری و نرم افزاری ، ساختمان ،‌فضا و … است . مدیر ارشد سازمان باید منابع کافی را بدین منظور فراهم نماید . سازمان باید از پرسنل شایسته (Competent )‌برای فعالیتهای مؤثر بر کیفیت استفاده نماید . شایستگی پرسنل به 4 عامل زیر بستگی دارد :

1- آموزش

2- تجربه

3- تحصیلات

4- مهارت

برای افزایش شایستگی پرسنل سازمان باید برنامه آموزشی برای کلیه پرسنل تدوین نماید . این آموزشها می تواند داخل یا خارج از شرکت برگزار گردد.

بند 7 – پدید آوری محصول

کلیه فرایندهای در ارتباط با مشتری باید شناسایی گردد و نیاز مندیهای مربوط به محصول باید بازنگری گردد. فرایند خرید یکی از فرایندهای مهم محسوب می گردد . کلیه تامین کنندگان که از آنها مواد یا خدماتی خریداری می گردد مانند فروشندگان ، تولیدکنندگان مواد ، شرکتهای باربری ، تعمیر کاران خارج از شرکت و … ابتدا باید ارزیابی شوند . معمولا تامین کنندگان بر اساس درجه A وBوC تقسیم بندی می شوند . در فرایند خرید قبل از تحویل مواد توسط انبار ابتدا باید مواد ورودی مورد بازرسی و آزمایش قرار گرفته و تایید شوند سپس در کاردکس انبار ثبت گردد. کلیه مواد موجود درانبار باید دارای کد شناسایی و ردیابی باشند و وضعیت بازرسی آنها یعنی تایید یا مردود یا تایید مشروط مشخص گردد. شرایط نگهداری کلیه کالاها اعم از مواد یا محصول باید مشخص گردد . این شرایط شامل دمای مورد نیاز، فضای انبار ، رطوبت و … می باشند . سازمان باید از انبارهای مناسب بدین منظور برخوردار باشد . کلیه دستورالعملهای تولیدی درحدی که نیاز باشد باید تدوین گردد . همانگونه که قبلا نیز بیان شد دستورالعمل ؛چگونگی انجام کار را توضیح می دهد . برای اطمینان از سرویس دهی خوب باید تعمیرات پیشگیرانه ( Preventive maintenance ) بر روی کلیه تجهیزات و دستگاههای شرکت به صورت دوره ای صورت گیرد. هر گونه تعمیرات چه به صورت دوره ای یا اتفاقی باید در فرمهای مربوطه ثبت گرند.

بند 8- اندازه گیری ، تجزیه و تحلیل و بهبود

کلیه فرایندها می بایست بر اساس نقشه فرایندهای مربوطه کنترل و مورد پایش (Monitoring )قرار گیرند . یکی از موارد مهم که باید اندازه گیری گردد ، میزان رضایت مشتری است که می تواند از طریق فرمهایی به صورت مصاحبه یا تکمیل توسط مشتریان تعیین گردد. اهداف کیفی که برای ماهها و سالهای بعد تعیین شده اند باید به صورت دوره های تعریف شده مثلا هر سه ماه یک بار مورد پایش قرار گیرند . قبل از ممیزی خارجی توسط مؤسسه گواهی دهنده (Certification body) باید سیستم مدیریت کیفیت توسط چند نفر از پرسنل شرکت که معمولا همان اعضای کمیته راهبری ISO هستند ، تحت ممیزی داخلی قرار گیرد . این ممیزان توسط مشاور ؛آموزش داده می شوند . اجرای ممیزی داخلی معمولا سالیانه 2 یا 3 بار در سال باید صورت گیرد. گواهی که توسط مؤسسه گواهی دهنده صادر می شود تا 3 سال اعتبار دارد ولی مؤسسه گواهی دهنده هر سال یا 6 ماه یکبار سیستم کیفی شرکت را ممیزی مراقبتی می نماید . سازمان به منظور بهبود سیستم کیفیت شرکت باید کلیه موارد عدم انطباقی که درسسیتم پیش می آید را با اقدام اصلاحی و پیشگیرانه رفع نماید . همچنین باید پروژه هایی را تحت عنوان پروژه های بهبود مستمر به منظور ارتقاء روند کیفی محصولات خود تعریف و اجرا نماید .

ISO 9000

در سال 1978انگلستان استاندارد مدیریت کیفیت BS5750 را برای سازمانهای خود جهت افزایش کیفیت معرفی نمود. سپس در سال 1987 و 1994 این استاندارد توسط اداره استاندارد جهانی بازنگری و تحت نام استاندارد ISO9000 مشهور گردید . این استاندارد توسط کشورهای دنیا پذیرفته شد و به عنوان مرجعی برای استاندارد کردن فعالیتهای مدیریت کیفیت معرفی شد و تا کنون در هزاران سازمان کوچک و بزرگ دنیا استقرار یافته است .

پیاده سازی ایزو9001 :

قدم اول پیاده سازی ایزو ۹۰۰۱ : فاز شناخت سیستم مدیریت کیفیت – ایزو ۹۰۰۱
در مرحله شناخت وضعیت موجود سیستم مدیریت کیفیت توسط تیم مشاور در طی بازدید از بخش های مختلف سازمان و مصاحبه با مسئولین  فرآیند های مورد بررسی قرار گرفته و اقدامات مورد نیاز  جهت استقرار الزامات استاندارد ایزو ۹۰۰۱ طی گزارشی شناخت وضعیت موجود تهیه می گردد .
گزارش فاز شناخت  ،  مسیر استقرار سیستم مدیریتی را در سازمان  را مشخص می نماید.

قدم دوم پیاده سازی ایزو ۹۰۰۱ : فاز آموزش ISO 9001
در این مرحله مشاور ( پیام خرازیان )  با توجه به تعداد پرسنل سازمان و سطح تحصیلات آموزش های مرتبط با الزامات ایزو  ۹۰۰۱ را بشرح زیر برنامه ریزی و برگزار می نماید .
دوره ایزو ۹۰۰۱ عموما قبل از اجرای فاز مستند سازی برگزار گردد
آموزش ممیزی داخلی ایزو ۹۰۰۱  – ممیزی داخلی بر اساس استاندارد ISO 19011 ( آموزش ممیزی داخلی بهتر است در فاز اجرای سیستم مدیریت کیفیت برگزار می گردد )

قدم سوم پیاده سازی ایزو ۹۰۰۱ : فاز مستندسازی ایزو (طراحی سیستم مدیریت کیفیت بر مبنای الزامات ISO 9001   )
سیستم های مورد نیاز سازمان متناسب با  اندازه سازمان  و پیچیدگی فرآیند ها  توسط  تیم مشاور تدوین می گردد این سیستم ها در قالب مستنداتی شامل : روش های اجرایی ، دستورالعمل ها ، فرم ها ، فرآیند ها ، خط مشی کیفیت ، طرح کیفیت ، نظامنامه کیفیت و … طرحریزی می گردد.

مشاور مستندسازی سیستم مدیریت کیفیت ایزو ۹۰۰۱ را با توجه به موارد زیر انجام می دهد :
–    مستندات موجود در حال استفاده  در سازمان
–    نظرات مسئولین فرآیند با توجه به مصاحبه های انجام شده
–    الزامات استاندارد  ایزو ۹۰۰۱
–    دانش و تجارب پیاده سازی ایزو ۹۰۰۱ در سازمان های مشابه قبلی

قدم چهارم پیاده سازی ایزو ۹۰۰۱ : فاز اجراء سیستم مدیریت کیفیت ایزو ۹۰۰۱  – نظارت بر اجراء سیستم مدیریت

مستندات تصویب شده توسط مسئولین فرآیند ها اجراشده و مشاور بر اجرای مستندات سازمان نظارت می نماید و در صورت نیاز مستندات طرحریزی شده را بازنگری می نماید.

قدم پنجم پیاده سازی ایزو ۹۰۰۱ : فاز ممیزی سیستم مدیریت کیفیت ایزو ۹۰۰۱

جهت اطمینان از پیاده سازی ایزو ۹۰۰۱  ، سازمان باید ممیزی داخلی سیستم مدیریت کیفیت را در زمان های طرحریزی شده ای طرحریزی نماید  این ممیزی باید توسط نفرات آموزش دیده و مستقل اجراء گردد مشاور در فرآیند ممیزی داخلی سیستم مدیریت کیفیت ایزو ۹۰۰۱ ، ممیزان داخلی آموزش دیده را همراهی می نماید  .
پس از انجام ممیزی داخلی ایزو ۹۰۰۱ ، عدم انطباق ها شناسایی شده  و اقدامات لازم جهت بر طرف سازی عدم انطباق ها صورت می گیرد .
بمنظور اینکه سازمان ادعای خود را جهت پیاده سازی ایزو ۹۰۰۱ اثبات نماید  از شرکت گواهی دهنده ایزو (شرکت  ممیز خارجی ، جهت ممیزی طی عقد قرارداد ) دعوت می نماید
ممیزی صدور گواهینامه سیستم مدیریت کیفیت بر اساس استاندارد های بین المللی ایزو مربوطه  انجام شده و گواهینامه ایزو ۹۰۰۱ در دامنه کاربرد سیستم مدیریت کیفیت سازمان مربوطه توسط شرکت گواهی دهنده ایزو صادر می گردد
گواهینامه های سیستم مدیریت کیفیت ایزو ۹۰۰۱ بمدت ۳ سال اعتبار دارد و در طی مدت سه سال در دوره های زمانی برنامه ریزی شده ای نیز توسط شرکت گواهی دهنده ممیزی های مراقبتی از سازمان صورت می گیرد .

پس از پیاده سازی ایزو ۹۰۰۱ و دریافت گواهینامه ایزو ۹۰۰۱ ، سازمان می بایستی در جهت بهبود فعالیت ها ،  اجرای سیستم مدیریتی را ادامه دهد برخی از سازمان ها جهت ادامه استقرار سیستم های مدیریتی و نگهداری سیستم های مدیریت از راهنمایی مشاوران حرفه ای استفاده می نمایند.