آشنایی با مهارت های برتر ارتباطی

 
یافتن شغل درهـــای جدیدی را برای ورود به اجتـماع برای شما باز می‌کند، ورود به یک جامعه جدید یا محیط کاری نیز باید با استفاده از فنونی که به کارمی برید موفقیت آمیز باشد و جایگاه شما را درمحیط جدید مستحکم نماید. 

 صرف نظر از نوع زمینه‌ای که در آن مشغول به کار هستید توانایی برقراری ارتباط موثر با مدیر، همکاران و سایرکارکنان از اهمیت خاصی برخوردار است. در عصر دیجیتال افراد شاغل باید نحوه انتقال، بیان و دریافت موثر پیام از افراد و همچنین از طریق ایمیــــل و رسانه‌های اجتماعی را بیاموزند.

در ادامه به 10 مهارت برتر ارتباطی اشاره می‌گردد که به‌واسطه آن‌ها می‌توانید در بازارکار امروزی عملکرد موثرتری داشته باشید.

گوش دادن

برای آنکه قادر به برقراری ارتباط خوب باشید در مرحله اول باید شنونده خوبی باشید.

هیچ کس تمایل به برقراری ارتباط با فردی ندارد که صرفا صحبت می کند و هنگامی که وقت گوش کردن می‌رسد، شنوده خوبی نیست. در مقابل می‌توانید تمرین کنیـــــــــد تا شنونده خوبی باشید. یک شنونده خوب بودن یعنــی گوش کردن همراه با توجه کامل به صحبت‌های طرف مقابل، در صورت لزوم برای روشن شدن مطلب ،   برای اطمینان از درک کامل گفته‌هـای طرف متقابل می‌توان درپرسشی گفته‌هایش را تکرارکرد و پرسید: (منظـور شما این است که........................؟).

یک شنونده خوب می‌تواند درک بهتری از صحبت‌های طرف مقابل داشته باشد و پاسخ درستی ارایه نماید.

 

ارتباط غیرکلامی

استفاده از زبان بدن، ارتباط چشمی، حرکت دست‌ها و لحن همگی بیانگر این مطلب هستند که شما سعی در درک طرف مقابل دارید. ظاهر دوستانه و ارام به طرف مقابل کمک می‌کند بهتر و راحت تر صحبت نماید. برقرای ارتباط چشمی نیز بسیار اهمیت دارد زیرا با این کار به طرف مقابل می‌گوید کاملا بر روی او و صحبت‌هایش متمرکز هستید، البته توجه داشته باشید که نباید به طرف مقابل خیره شوید به طوری که احساس ناراحتی داشته باشد و نتواند راحت صحبت کند.

همچنین هنگامی که خودتان در حال صحبت هستیــــد به علایم غیر کلامی سایرین دقت نمایید. معمولا علایـــم غیر کلامی نشان می‌دهند فرد چه احساسی از صحبت‌های شما دارد. به‌عنوان مثال چنانچه فرد ارتباط چشمی برقرار نمی‌کند، احساس راحتی ندارد و یا حقیقتی را پنهان می‌کند.

 

وضوح و اختصار

 سعی نمایید تا حد امکان منظور خود را با تعداد کلمات کمتری بیان نمایید. هنگامی که به صورت رو در رو با افراد یا تلفنی مشغول صحبت هستید و یا از طریق ایمیل ارتباط برقرارمی‌کنید منظورتان را واضح و مستقیم بیان نمایید. چنانچه سخنانی که می‌گویید بی‌ربط به یکدیگر باشنـــد و یا از این شاخه به آن شاخه بروید، شنونده رشته کلام از دستش می‌رود و یا دقیقا متوجه منظور شـــما نمی‌شـــود. پیش از آنکه شروع به صحبت کردن نمایید در مورد سخنان خود فکر کنید این امر از صحبت بیش از حد جلوگیری کرده و مانع از سردرگمی شنونده می شود.

 

صحبت دوستانه

به‌واسطه یک لحن صحبت دوستانه، سوال شخصی و یا حتی یک لبخند ساده همکارتان ترغیب به برقراری ارتباط دوستانه و صادقانه با شما می‌گردد. این موضوع در ارتباط‌های رودررو و نوشتاری حائز اهمیت است. می توانید به‌واسطه ارسال یک ایمیل مانند «امیدوارم اخر هفته خوبی داشته باشید» برای همکاران و یا سایر پرسنل ارتباط دوستانه‌ای با آنان برقرار نمایید. در ابتدای ایمیل با درج یک عنوان ایمیل را شخصی تر نمایید تا گیرنده احساس بهتری داشته باشد.

 

اعتماد به نفس

در تمامی تعاملات خود با سایرین داشتن اعتماد به نفس مهم است. داشتن اعتماد به نفس در طرف مقابل نیز این باور را ایجاد می‌کند که شما نسبت به آنچه می‌گویید اعتماد دارید. از جمله نشانه‌های اعتماد به نفس می‌توان به برقراری ارتباط چشمی و استفاده از لحن محکم و البته دوستانه اشاره نمود ( از طرح عبارات پرسشی اجتناب نمایید). البته دقت نمایید لحن گفتارتان با خودخواهی و خودپسندی همراه نباشد. مطمئن شوید طرف مقابل به صحبت‌هایتان گوش می‌دهد و با شما همراهی می‌کند.

 

همراهی

حتی اگر با نظر همکار، کارفرما و یکی ازکارکنان موافق نیستید باید او را درک کرده و به نظرات او احترام بگذارید. بیان عبارت‌های ساده از قبیل « متوجه منظور شما هستم» نشان می‌دهد به سخنان طرف مقابل گوش داده و به نظرات او احترام می‌گذارید.

روشن فکری

هنگامی که قصد ورود به هر گفتگویی را دارید با انعطاف و روشن فکری وارد شوید. در مقابل صحــبت‌ها و نظرات طرف مقابل شنونده خوبی باشید به‌جای آنکه صرفا بخواهید نظر خود را به او بگویید. ابراز علاقه برای گفتگو با سایرین حتی با افرادی که با نظراتشان موافق نیستید موجـــب می‌گردد گفتگوهای صادقانه و در عین حال خلاق داشته باشید.

 

احترام

چنانچه برای افراد و دیدگاه آن‌ها احترام قایل باشید تمایل بیشتری برای برقراری ارتباط با شما از خود بـــروز می‌دهند. اقدامات ساده از قبیل خطاب افراد با اسم، برقراری ارتباط چشمی و شنونده خوبی بودن در حین صحبت آنان موجب می‌گردد افراد نسبت به شما احساس خوب و مثبتی داشته باشند و در نتیجه به برقراری ارتباط تمایل بیشتری از خود بروز دهند. هنگام صحبت تلفنی نیز از قطع کردن و پریدن در میان صحبت‌های طرف مقابل اجتناب نمایید و تمام حواس‌تان به مکالمه باشد. نوع دیگر احترام می‌تواند بدین گونه باشد که با صرف زمان ایمیل ارسالی خود را ویرایش نمایید. با ارسال ایمیل نامناسب و مبهم در طرف مقابل این احساس به وجود می‌آیدکه آنقدر برایش احترام قایل نبوده اید تا زمان صرف اصلاح ایمیل نمایید.

 

 نظرات و پیشنهادات

توانایی بیان و دریافت صحیح نظرات یکی از مهارت‌هــای مهم ارتباطی به‌حساب می‌آید. مدیران و ناظران همواره باید در جستجوی راه‌هـایی باشند تا کارمندان بتوانند نظرات سازنده ارایه نمایند، ارایه نظرات می‌تواند از طریق ایمیل، تماس تلفنی و یا ارایه گزارش هفتگی صورت گیرد. ارایه نظرات می‌تواند بیان تشکر و قدردانی را شامل باشد، بیان یک جمله ساده مانند «کار درستی انجام دادی» به یک کارمند، تاثیر قابل توجهی در افزایش انگیزه او دارد.

همچنین خود شما نیز باید آمادگی پذیرش نظرات سایرین را داشته باشید. نظرات سایرین را بادقت گوش دهید و در صورت وجود ابهام برای روشن شدن مطلب سوال بپرسید و در ضمن تمام سعی خود را برای اجرای آن نظر به کار ببندید.

 

شناخت نوع ارتباط صحیح

یکی از اصول مهم مهارت‌های ارتباطی شناخت نوع ارتباطی است که مورد استفاده قرار می‌گیرد. به‌عنوان مثال برخی از گفتگوها تقریبا همیشه به‌صورت رو در رو به‌خوبی صورت می گیرد (برکناری از کار، تغییرات در میزان حقوق و دستمزد). البته باید به جایگاه فردی که قصد صحبت با او را دارید نیز توجه نمایید، اگر طرف مقابل از نظر کاری سرش شلوغ باشد مانند مدیرتان، بهتر صحبـت‌های خود را در قالب نامه یا ایمیل برایش ارسال نمایید. برخی افراد نسبت به اقدامات خلاقانه در بیان سخنان احساس بهتری دارند و پاسخ مثبتی به شما خواهند داد.

ترجمه :

الناز طالب زاده